24
Фев
0

Автоматизация документооборота: базы данных

автоматизация документооборота Современные предприятия разных форм собственности внедряют в рабочий процесс инновационные технологии управления. Они касаются производственной сферы, а также администрирования. Автоматизацию документооборота и архивирования можно считать одним из главных направлений для совершенствования процесса сбора и обработки документации. Данные процессы проводятся при помощи компьютерных технологий и могут применяться с разными целями.

Одним из основных направлений автоматизации документоведения является создание и внедрение базы данных. По своей сути компьютерные базы для сбора и управления данными – это программные комплексы с четким группированием всей сохраненной информации. Они отличаются простотой ввода, редактирования и поиска. К тому же, современные СУБД полностью интерактивны. Необходимый уровень доступа к ним позволяет получать данные в любом уголке планеты, поскольку многие компании для хранения информации используют серверы с возможностью удаленного доступа. До компьютеризации аналогами подобных программ были обычные каталоги. Они отличались огромными объемами, которые становились причиной усложненного поиска.

Именно базы данных значительно облегчают архивоведение. В них может указываться разная информация об архивных и действующих документах. Более того, многие компании при помощи хранилищ документации (реальных и виртуальных) создают с СУБД единую систему администрирования. К примеру, запрос на получение доступа можно подавать в БД, а сам документ получать из хранилища. Для этого необходимо подтвердить свой уровень доступа, который определяется на предприятии.

Ведение и архивирование документов — практически полностью автоматизированный процесс. Участие специалиста здесь необходимо лишь на этапе внесения информации или самого документа в СУБД. Если он имеет не только электронный, но и бумажный вариант, за его сохранность приходится отвечать архивариусу.

Базы хранения архивных данных постоянно проверяются. Происходит это при помощи специальных программ, ищущих ошибки. Редактирование, а также удаление данных из подобных хранилищ могут проводить исключительно специалисты, данный процесс невозможно автоматизировать. Виртуальные базы данных защищаются на самом высоком уровне. Зачастую для работы с ними необходимо уникальное имя учетной записи и пароль. В случае использования серверов дополнительная защита устанавливается на оборудовании. Делается все это для создания полной безопасности документов, поскольку многие из них могут носить секретный характер. Есть общедоступные базы данных документации, но они очень редко являются корпоративными.

Статья подготовлена по материалам сайта: ООО «ДокументЪ»

Так же советуем почитать:

Если эта информация для Вас полезна, поделитесь ссылкой на этот материал со своими коллегами и друзьями!

Комментирование закрыто.